Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales

Definiciones

• Consentimiento expreso: Declaración de voluntad libre e informada relativa a un asunto específico.
• Constitución: Constitución de la República de Türkiye Nº 2709.
• Interesado: Persona física cuyos datos personales son tratados.
• Eliminación: Borrado o destrucción de datos personales.
• Datos personales: Toda información relativa a una persona física identificada o identificable.
• Inventario de tratamiento de datos: Inventario que relaciona actividades de tratamiento con finalidades, categorías de datos, grupos de destinatarios, grupos de interesados, plazos máximos de conservación, transferencias internacionales y medidas de seguridad.
• Anonimización de datos: Proceso mediante el cual los datos personales dejan de poder asociarse con una persona identificada o identificable, incluso combinándolos con otros datos.
• Destrucción de datos personales: Proceso de borrado, anonimización o destrucción de los datos personales.
• Supresión de datos personales: Imposibilitar que los datos personales sean accesibles y reutilizables por los usuarios autorizados.
• DPA/Kurul: Consejo de Protección de Datos Personales.
• KVKK: Ley Nº 6698 de Protección de Datos Personales.
• Medoffice: Medoffice Health Industry Inc.
• Datos personales de categoría especial: Datos relativos a raza, origen étnico, opinión política, creencia filosófica, religión, secta u otras creencias, vestimenta, afiliación a asociaciones/fundaciones/sindicatos, salud, vida sexual, condenas penales y medidas de seguridad, así como datos biométricos y genéticos.
• Destrucción periódica: Supresión, destrucción o anonimización realizada de oficio a intervalos periódicos una vez que han desaparecido todas las condiciones de tratamiento, según lo previsto en la política de conservación y destrucción.
• Política: La presente Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales.
• Cliente o destinatario del servicio: Personas físicas o jurídicas que mantienen una relación contractual con Medoffice.
• Encargado del tratamiento: Persona física o jurídica que trata datos personales en nombre del responsable en virtud de la autorización otorgada.
• Sistema de archivo de datos: Sistema en el que los datos personales se tratan organizados según criterios específicos.
• Responsable del tratamiento: Persona física o jurídica que determina los fines y medios del tratamiento de datos y se encarga de crear y gestionar el sistema de archivo.

INTRODUCCIÓN

Objetivo y alcance

Como Medoffice Health Industry Inc. damos suma importancia a la protección de los datos personales de todas las personas con las que nos relacionamos y al cumplimiento de la KVKK.

En nuestra condición de Responsable del Tratamiento adoptamos todas las medidas técnicas y administrativas necesarias para impedir el tratamiento ilícito, evitar accesos no autorizados y garantizar la conservación segura de los datos personales.

Con esta Política pretendemos informar acerca de nuestros sistemas y principios básicos relativos al tratamiento, transferencia, protección, conservación y eliminación de datos personales.

La Política se aplica a todos los entornos físicos y electrónicos utilizados para tratar datos personales y datos de categoría especial mediante procedimientos automatizados o no automatizados que formen parte de un sistema de archivo.

PRINCIPIOS GENERALES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Medoffice trata los datos personales conforme al artículo 20 de la Constitución y al artículo 4 de la KVKK: actúa con arreglo a la ley y a la buena fe; garantiza que los datos sean exactos y estén actualizados cuando sea necesario; persigue fines específicos, explícitos y legítimos; trata los datos de forma adecuada, pertinente y no excesiva; y los conserva únicamente durante el tiempo exigido por la legislación o por el motivo del tratamiento. Asimismo, cumplimos las disposiciones sobre datos sensibles (art. 6), transferencias (arts. 8 y 9) y deber de información (art. 10).

Cada actividad de tratamiento llevada a cabo por Medoffice cumple los principios fundamentales enumerados en el artículo 4 de la KVKK.

• Tratamiento lícito y conforme a la buena fe: actuamos según las leyes, la normativa secundaria y los principios generales del derecho, limitando el tratamiento al fin pertinente.
• Exactitud y actualización: velamos por que los datos tratados sean correctos y actuales y permitimos que los interesados soliciten la rectificación o supresión de datos inexactos.
• Fines determinados, explícitos y legítimos: antes de iniciar cualquier tratamiento identificamos los fines y verificamos su licitud.
• Adecuación, pertinencia y proporcionalidad: restringimos el tratamiento a los datos necesarios para el fin perseguido y adoptamos medidas técnicas y administrativas para evitar el tratamiento de datos no relacionados.
• Conservación durante el plazo exigido por la ley o por el fin del tratamiento: una vez cumplido el fin o expirado el plazo legal, los datos se eliminan, destruyen o anonimizan.

CONDICIONES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Medoffice solo trata datos personales cuando concurre al menos una de las bases legales previstas en el artículo 5 de la KVKK:

• Existencia del consentimiento expreso del interesado.
• Previsión expresa en la legislación.
• Imposibilidad de obtener el consentimiento y necesidad de tratamiento para proteger la vida o integridad física del interesado o de un tercero.
• Relación directa con la celebración o ejecución de un contrato entre el interesado y Medoffice.
• Necesidad de que el responsable cumpla una obligación legal.
• Datos hechos públicos por el interesado, limitados al propósito de su divulgación.
• Necesidad para la formulación, ejercicio o defensa de reclamaciones.
• Interés legítimo imperioso de Medoffice, siempre que no se perjudiquen los derechos y libertades fundamentales del interesado y exista un equilibrio justo.

CONDICIONES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS DE CATEGORÍA ESPECIAL

El artículo 6 de la KVKK enumera de forma taxativa las categorías especiales de datos. Medoffice solo las trata cumpliendo las medidas adicionales determinadas por el Consejo y únicamente en los siguientes supuestos:

• Consentimiento expreso del interesado.
• Previsión expresa en la legislación.
• Necesidad de proteger la vida o la integridad física de una persona que no pueda prestar consentimiento o cuya voluntad no sea válida.
• Tratamiento de datos divulgados por el interesado, conforme al propósito de la divulgación.
• Necesidad para la formulación, ejercicio o defensa de reclamaciones.
• Tratamiento por personas sujetas al deber de confidencialidad o por instituciones autorizadas para proteger la salud pública, realizar medicina preventiva, diagnóstico, tratamiento y cuidados, así como para planificar, gestionar y financiar los servicios sanitarios.
• Cumplimiento de obligaciones legales en materia laboral, de seguridad y salud en el trabajo, seguridad social, servicios sociales o asistencia social.
• Tratamiento por fundaciones, asociaciones u otras organizaciones sin ánimo de lucro para sus miembros o personas en contacto regular, conforme a la normativa aplicable, limitado a su ámbito de actividad y sin divulgar datos a terceros.

CATEGORÍAS DE DATOS TRATADAS POR MEDOFFICE

De conformidad con la KVKK y la normativa aplicable, Medoffice puede tratar las siguientes categorías de datos personales: Identidad, Contacto, Antecedentes penales y Medidas de seguridad, Financieros, Seguridad física, Operaciones legales, Recursos humanos, Registros visuales y sonoros, Experiencia profesional, Operaciones con clientes e Información sanitaria. Los detalles se facilitan en los correspondientes avisos de privacidad.

TRANSFERENCIA DE DATOS PERSONALES

Medoffice puede transferir datos personales y datos de categoría especial a personas físicas o jurídicas de derecho privado, accionistas, proveedores, organismos públicos autorizados y otros destinatarios pertinentes, adoptando las medidas de seguridad necesarias y cumpliendo el artículo 8 de la KVKK.

Incluso sin consentimiento expreso, los datos personales pueden transferirse a terceros si se cumple una o varias de las condiciones siguientes:

• La actividad de transferencia está expresamente prevista en la ley.
• El interesado no puede prestar consentimiento debido a una imposibilidad fáctica o carece de capacidad legal y la transferencia es necesaria para proteger su vida o integridad física o la de un tercero.
• La transferencia está directamente relacionada con la celebración o ejecución de un contrato.
• La transferencia es necesaria para que Medoffice cumpla una obligación legal.
• Los datos han sido hechos públicos por el interesado, limitándose al propósito de divulgación.
• La transferencia es necesaria para la formulación, ejercicio o defensa de reclamaciones de Medoffice, del interesado o de terceros.
• La transferencia es imprescindible para los intereses legítimos de Medoffice, siempre que no se lesionen los derechos y libertades fundamentales del interesado.

Transferencias internacionales

Además, Medoffice solo podrá transferir datos personales al extranjero cuando se hayan tomado todas las medidas de seguridad necesarias y se cumpla una de las condiciones siguientes:

• 1. Existencia de una decisión de adecuación
  • Si el Consejo ha emitido una decisión de adecuación respecto al país, sector u organización internacional de destino, los datos pueden transferirse al extranjero siempre que se cumpla alguna de las bases de tratamiento de los artículos 5 o 6 (contrato, interés legítimo, etc.).
• 2. Garantías adecuadas en ausencia de adecuación
  • Cuando no exista decisión de adecuación, la transferencia requiere la concurrencia de una base de tratamiento conforme a los artículos 5 o 6, que el interesado pueda ejercer sus derechos y disponer de recursos efectivos en el extranjero, y el establecimiento de alguna de las siguientes garantías:
  • Acuerdo (no considerado tratado internacional) entre organismos públicos de Türkiye y del extranjero, autorizado por el Consejo.
  • Uso de las cláusulas contractuales tipo publicadas por el Consejo.
  • Normas corporativas vinculantes aprobadas por el Consejo para grupos empresariales.
  • Compromiso presentado por las partes y aprobado por el Consejo que contenga garantías conformes con los principios esenciales de la Ley.
• 3. Supuestos ocasionales (sin adecuación ni garantías)
  • Cuando no pueda cumplirse ninguna de las condiciones anteriores, la transferencia solo podrá efectuarse de forma excepcional y no repetitiva, recabando el consentimiento expreso del interesado y siempre que concurra alguno de los supuestos siguientes:
  • La transferencia es necesaria para ejecutar un contrato entre el interesado y nuestra empresa o para la aplicación de medidas precontractuales adoptadas a solicitud del interesado.
  • La transferencia es necesaria para la celebración o ejecución de un contrato entre nuestra empresa y otro tercero en beneficio del interesado.
  • Existe un importante interés público.
  • La transferencia es necesaria para la formulación, ejercicio o defensa de reclamaciones.
  • La transferencia es necesaria para proteger la vida o integridad física de una persona que no puede prestar consentimiento debido a una imposibilidad fáctica.
  • La transferencia procede de un registro público o accesible a determinadas personas por mandato legal y se realiza conforme al propósito del registro.

NORMAS ACTUALIZADAS PARA DATOS DE CATEGORÍA ESPECIAL

El artículo 6 de la KVKK enumera taxativamente los datos de categoría especial. Medoffice solo los trata cumpliendo las medidas administrativas y técnicas adicionales determinadas por el Consejo y, según las últimas modificaciones legales, únicamente cuando concurra alguna de las condiciones siguientes:

• Consentimiento expreso del interesado.
• Previsión expresa en la legislación.
• Necesidad de proteger la vida o integridad física de una persona que no puede prestar consentimiento válido.
• Tratamiento de datos hechos públicos por el interesado, respetando el propósito de divulgación.
• Necesidad para la formulación, ejercicio o defensa de reclamaciones.
• Tratamiento por personas sujetas a secreto profesional o por instituciones autorizadas para proteger la salud pública, realizar medicina preventiva, diagnóstico, tratamiento y cuidados, así como planificar, gestionar y financiar servicios sanitarios.
• Cumplimiento de obligaciones legales en materia de empleo, salud y seguridad laboral, seguridad social, servicios sociales o asistencia social.
• Tratamiento por fundaciones, asociaciones u otras organizaciones sin ánimo de lucro, conforme a su normativa y objeto, limitado a su ámbito de actividad y sin revelar datos a terceros, respecto de sus miembros o personas con las que mantienen contacto regular.

ASPECTOS RELATIVOS A LA PROTECCIÓN DE LOS DATOS PERSONALES

Conforme al artículo 12 de la KVKK, Medoffice toma las medidas técnicas y administrativas necesarias para evitar el tratamiento ilícito, impedir el acceso no autorizado y garantizar la seguridad de los datos, y realiza o encarga las auditorías pertinentes.

Nuestros principios de protección de datos incluyen:

• Informar con transparencia sobre quién utiliza los datos personales y con qué finalidad.
• Tratar únicamente los datos mínimos necesarios para los fines declarados y evitar la recopilación excesiva.
• Mantener un inventario de categorías de datos tratados.
• Garantizar que los datos sean exactos y, cuando proceda, estén actualizados.
• Tratar los datos conforme a la equidad y la legalidad.
• Elaborar y mantener actualizada la presente Política.
• Aplicar todas las medidas técnicas y administrativas exigidas por la KVKK, la normativa secundaria y el Consejo para asegurar un nivel adecuado de protección.
• Tratar exclusivamente datos personales pertinentes y adecuados.

CONSERVACIÓN Y ELIMINACIÓN DE DATOS PERSONALES

Medoffice conserva los datos personales durante el tiempo necesario para alcanzar la finalidad del tratamiento y, en cualquier caso, no menos de los plazos mínimos establecidos en la legislación aplicable. En primer lugar verificamos si existe un plazo legal; si lo hay, lo cumplimos y, si no, conservamos los datos solo mientras resulte necesario.

Una vez vencido el plazo de conservación o desaparecida la finalidad, los datos personales se eliminan, destruyen o anonimizan conforme a nuestra Política de Conservación y Destrucción de Datos Personales, ya sea en los ciclos periódicos de eliminación o previa solicitud del interesado.

INFORMACIÓN Y NOTIFICACIÓN AL INTERESADO

Medoffice cumple el deber de información del artículo 10 de la KVKK. Cuando los datos se obtienen directamente del interesado, se facilita la información en el momento de la recogida; cuando se obtienen de otras fuentes, la información se proporciona en un plazo razonable y, en todo caso, sin esperar una solicitud.

• Identidad de Medoffice.
• Finalidades del tratamiento de los datos personales.
• Destinatarios a los que pueden comunicarse los datos y finalidad de dicha comunicación.
• Método de recogida de los datos personales.
• Base jurídica del tratamiento.
• Derechos del interesado enumerados en el artículo 11 de la KVKK.

DERECHOS DEL INTERESADO Y SU EJERCICIO

Los interesados pueden ejercer los siguientes derechos:

• Saber si sus datos personales están siendo tratados.
• Solicitar información en caso de tratamiento.
• Conocer la finalidad del tratamiento y si los datos se utilizan conforme a dicha finalidad.
• Conocer a los terceros a los que se transfieren los datos dentro o fuera del país.
• Solicitar la rectificación de datos incompletos o inexactos y que se notifique a terceros destinatarios.
• Solicitar la supresión, destrucción o anonimización de los datos cuando desaparezcan los motivos del tratamiento y que se informe a los terceros correspondientes.
• Oponerse a decisiones que les afecten basadas en tratamientos realizados exclusivamente mediante sistemas automatizados.
• Solicitar la indemnización por los daños sufridos a causa de un tratamiento ilícito.

Cómo ejercer los derechos

Los interesados pueden presentar sus solicitudes en turco conforme al Comunicado sobre los Principios y Procedimientos de las Solicitudes al Responsable del Tratamiento, completando el formulario de solicitud por escrito o enviándolo mediante Correo Electrónico Registrado (KEP), firma electrónica segura, firma móvil o la dirección de correo electrónico registrada en nuestros sistemas.

RESPUESTA DE MEDOFFICE A LAS SOLICITUDES

Medoffice adopta todas las medidas técnicas y administrativas necesarias para resolver las solicitudes de los interesados de manera eficaz, conforme a la ley y a la buena fe.

Las solicitudes pueden ser aceptadas o rechazadas indicando los motivos, y la respuesta se facilita por escrito o por medios electrónicos.

Medoffice responde lo antes posible y, como máximo, en 30 (treinta) días a las solicitudes relacionadas con los derechos contemplados en esta Política, sin coste alguno. No obstante, si la respuesta genera un coste adicional, podrá cobrarse la tarifa establecida por el Consejo.

ENTRADA EN VIGOR DE LA POLÍTICA

La presente Política entra en vigor en la fecha de su publicación en el sitio web corporativo de Medoffice. Cualquier modificación surtirá efecto en el momento en que se publique la versión actualizada en el mismo sitio.